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Automatizar processos: melhor, mais rápido e mais eficiente

  • 26 de dezembro de 2018
  • Leonardo Sousa
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    A automação é um processo que economiza tempo, reduz custos e aumenta a eficiência geral dos negócios. Ao automatizar tarefas, você liberará tempo para os membros de sua equipe, permitindo que eles se concentrem nos processos que exigem intervenção humana.

    1. A automação do processo digital economiza tempo

    O primeiro e mais valioso benefício da automatização é a economia de tempo. Fornecer aos seus funcionários as informações certas no momento certo (e no contexto específico) os ajudará a executar suas tarefas de maneira mais rápida e fácil, reduzindo as tarefas manuais. Automatizar muitas dessas tarefas repetitivas pode economizar centenas, até mesmo milhares de horas de trabalho para as organizações.

    2. Automação de processos digitais reduz custos

    Como o trabalho humano é caro, as organizações estão sempre à procura de maneiras de automatizar o trabalho repetitivo. A automatização de processos é uma maneira muito boa de evitar trabalho manual repetitivo. Esta melhoria na eficácia dos funcionários contribui para grandes economias financeiras para as operações da empresa.

    3. Fornece estabilidade operacional

    Outra vantagem significativa da automatização é a estabilidade operacional. Seguindo as diretrizes fixas, elimina situações nas quais os documentos podem ser deslocados ou em que etapas do processamento podem ser perdidas.

    Isso permite que seus funcionários forneçam valor sem esforço aos clientes, enquanto o software lida com todas as etapas necessárias para garantir a precisão e a segurança do processo.

    4. Automação de processos digitais previne erros

    Mudanças geralmente resultam em erros de trabalho. A automação facilita essas mudanças e elimina riscos. Com fluxos de trabalho atualizados em torno de novos modelos de documentos, os funcionários podem seguir facilmente o fluxo de trabalho predeterminado.

    Aqui estão algumas dicas para você começar com uma estratégia excepcional de automação de fluxo de trabalho:

    Defina metas

    Você gostaria de eliminar erros de codificação, melhorar a comunicação interna ou cumprir prazos? O truque é definir metas específicas, mensuráveis ​​e atingíveis; essa é a única maneira de saber se sua estratégia é bem-sucedida ou se precisa de ajustes.

    Na maioria das vezes, seus objetivos serão fornecer informações precisas para alguém da sua equipe. Por exemplo, se seu objetivo é cumprir os prazos, isso pode ser atendido automatizando a entrega de determinadas informações mais rapidamente.

    Se a maioria das comunicações internas ocorrer por e-mail, você poderá garantir uma entrega rápida, complementando um acionador que automatize uma mensagem de texto para notificar o destinatário de que um novo e-mail foi entregue.

    Quando você monitora e analisa o sucesso de sua estratégia de automação, os números reais ajudarão você a determinar se o novo sistema está funcionando ou não.

    Use um software confiável e confiável

    Ao escolher ferramentas para otimizar seus fluxos de trabalho, não compre o software apenas porque ele é o primeiro que você encontrou. Você precisa ler avaliações e explorar suas opções.

    Conheça as ferramentas para verificar as opções específicas, como controle do processo de aprovação, gerenciamento de conformidade, fluxo de trabalho configurável, painel personalizável e etc. Use seus filtros de pesquisa para encontrar exatamente o que você precisa.

    O que você deve procurar no software?

    As opções de software de que você precisa dependerão de suas metas, processos, tamanho de equipe e compatibilidade com as ferramentas que você já usa. Antes de escolher a solução, sente-se com sua equipe e discuta os objetivos.

    Peça feedback sobre quais ferramentas disponíveis funcionariam melhor para tarefas específicas e se há algum software existente que você possa fornecer uma lista de integrações a serem exploradas. A maioria dos provedores inclui uma lista de integrações em seus sites ou usa ferramentas terceiras que ajudam os clientes a se beneficiar de tais integrações.

    Monitore seus novos sistemas

    Depois de escolher a solução de automação, monitore seus esforços. A maioria das plataformas de negócios inclui um painel que você pode usar para ver o que está acontecendo nos bastidores. Acompanhe os números para saber se você precisa fazer ajustes.

     

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